W mediacji strony rozmawiają ze sobą, dążąc do rozwiązania konfliktu i wypracowania porozumienia. Nad wszystkim czuwa mediator, który wspiera strony w szukaniu wspólnych interesów i polubownym zakończeniu sporu. W praktyce często powstaje pytanie, czy mediator – z uwagi na pełnioną funkcję – przetwarza dane osobowe uczestników mediacji? Czy jest administratorem danych osobowych stron postępowania i czy w związku z tym spoczywają na nim różne obowiązki przewidziane w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO)? Kwestie te zostały omówione podczas ostatniego szkolenia dla mediatorów – członków Adwokackiego Centrum Mediacji, zorganizowanego 15 marca 2022 r. Szkolenie poprowadziły adw. Adrianna Michałowicz i adw. Katarzyna Florczak-Bojanowska.
Mimo nieformalnego charakteru mediacji, w trakcie postępowania niewątpliwie dochodzi do przetwarzania danych osobowych, zarówno danych zwykłych (takich jak imiona i nazwiska stron, adresy zamieszkania, dane kontaktowe itp.), jak i danych wrażliwych (np. danych dotyczących zdrowia, przynależności związkowej, wyroków skazujących). Mediator musi więc zadbać o bezpieczeństwo tych danych, ponieważ to on organizuje cały proces mediacji. Na gruncie RODO należy uznać, że wyznacza on cele i sposoby przetwarzania danych osobowych uczestników mediacji, a zatem pełni rolę administratora. W związku z tym zobligowany jest do przetwarzania danych osobowych w sposób zgodny z wymogami RODO. Do podstawowych obowiązków mediatora-administratora danych przetwarzanych w ramach postępowania mediacyjnego można zaliczyć:
- przestrzeganie podstawowych zasad przetwarzania, o których mowa w art. 5 RODO,
- ustalenie właściwych podstaw legalizujących przetwarzanie danych osobowych,
- spełnienie obowiązków informacyjnych zgodnie z art. 13 i 14 RODO,
- realizację praw podmiotów danych, w tym m.in. prawa dostępu do danych, sprostowania czy usunięcia danych osobowych,
- wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych mających na celu zapewnienie zgodności przetwarzania z przepisami rozporządzenia oraz zapewnienie właściwego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych przez cały cykl ich przetwarzania,
- prowadzenie niezbędnej dokumentacji, w tym rejestru czynności przetwarzania, rejestru naruszeń czy polityki retencyjnej.
Więcej informacji o tym, jak prawidłowo zorganizować przetwarzanie danych osobowych w mediacji, wraz z krótkim podsumowaniem przeprowadzonego szkolenia, zostanie opublikowanych w czasopiśmie „Kronika” w ramach cyklu artykułów pt. „mediujMY”.
___
adw. Adrianna Michałowicz
mediator Adwokackiego Centrum Mediacji w Łodzi
